Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Silverprint Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty 16.2.2021
1. Rekisterinpitäjä
Silverprint Oy
Iso Kylätie 20
04131 SIPOO
Y-tunnus: 0131001-9
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jenni Niemelä
p. 040 549 9877
Iso Kylätie 20
04131 SIPOO
3. Rekisterin nimi
Silverprint Oy:n asiakasrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Silverprint Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on Silverprint Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen, kehittäminen, ylläpitäminen sekä tilastoiminen ja analysoiminen. Tietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin, profilointiin ja Silverprint Oy:n liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
• Asiakkaan perustiedot: asiakasnumero, etunimi, sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tilaushistoria: tiedot tilauksista, toimituksista laskutuksesta ja perinnästä
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöistä ja päättäjistä:
• Yritys, nimi, titteli, osoitetiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Asiakashistoria (esim. tilaukset, tarjouspyynnöt, palautteet, laskutustiedot, perintätiedot)
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista vastaavista julkisista rekistereistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille tai EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Silverprint Oy:n tiloissa on elektroninen kulunvalvontajärjestelmä. Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin jotka ovat palomuurien, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa tilassa ja niihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon tiedon käyttötarkoituksen vuoksi sekä huomioiden Suomen lakien, kuten kirjanpito-, ennakkoperintä-, kuluttajansuojalain mukaiset säilytysajat.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Silverprint Oy toimii lisäksi henkilötietojen käsittelijänä painotoimeksiantoja tekevien organisaatioiden lukuun näiden kanssa tehtävien sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.